Da Word a PDF: come esportare e controllare la formattazione
Da Word a PDF:
prepara la consegna
Un documento pronto in Word va controllato anche dopo l’esportazione. Questa guida ti accompagna dal salvataggio alla verifica di impaginazione, caratteri e informazioni che compariranno nella copia inviata.
Prima dell’esportazione: una breve revisione
Salva l’originale DOCX e assegna un nome chiaro alla copia da consegnare. Controlla intestazioni, piè di pagina, numerazione e interruzioni di pagina. Se il documento nasce da più versioni, verifica di lavorare sull’ultima approvata.
Per un preventivo scegli come campione la pagina con il totale, quella con le condizioni e una con la tabella più larga. Per un curriculum controlla i passaggi tra sezioni e la pagina finale. Ripeterai gli stessi controlli sul PDF.
Decidi prima se il destinatario deve ricevere soltanto il testo definitivo oppure anche i commenti della revisione.
Salvare in PDF dall’applicazione Word
- Apri File → Salva con nome oppure Salva una copia, secondo l’interfaccia.
- Scegli la cartella di destinazione e seleziona PDF come tipo di file. Su Mac lo trovi nell’elenco dei formati.
- Su Windows controlla le opzioni di esportazione: intervallo di pagine, presenza delle revisioni e segnalibri, se necessari.
- Salva e apri il PDF appena creato.
Per consegnare il testo definitivo controlla che venga pubblicato il documento, senza il markup delle revisioni. Puoi anche includere i tag per l’accessibilità. I dettagli sono nella guida Microsoft alla creazione dei PDF.
Usa un nome diverso dal file di lavoro, così la versione inviata resta riconoscibile anche quando riprendi a modificare il DOCX.
Esportare dal browser e scegliere i commenti
In Word sul web apri File → Esporta e scegli il download PDF. L’interfaccia consente di esportare il documento con i commenti oppure senza: seleziona l’opzione adatta alla consegna e scarica il file.
Microsoft illustra questi passaggi nella guida all’esportazione da Word sul web.
Controlla la copia scaricata dalla cartella dei download. Evita di allegare un PDF precedente con un nome simile: verifica almeno titolo, data del documento e totale delle pagine. Se stai inviando una revisione, aggiungi un numero di versione comprensibile al destinatario.
Se cambiano i font o gli spazi tra le righe
I caratteri personalizzati richiedono un controllo specifico. Nelle versioni che lo supportano, l’incorporamento dei font nel documento può aiutare a conservarne l’aspetto durante la condivisione e la conversione online. In Word per Windows la relativa opzione si trova in File → Opzioni → Salva.
Non tutti i font permettono l’incorporamento. Microsoft spiega come verificare questa proprietà nella guida ai tipi di carattere personalizzati. Se il problema persiste, valuta un carattere adatto al documento e ripeti l’esportazione.
Confronta soprattutto righe che prima terminavano a fine pagina, simboli, lettere accentate e celle delle tabelle. Una piccola variazione può spostare un’intera sezione.
Il controllo finale prima dell’invio
| Elemento | Che cosa verificare |
|---|---|
| Pagine | Numero, ordine, orientamento e pagine vuote inattese. |
| Contenuto | Testo completo, cifre, simboli e tabelle non tagliate. |
| Revisione | Presenza o assenza dei commenti secondo la consegna. |
| Navigazione | Collegamenti e segnalibri utili al destinatario. |
Il PDF impedisce a chi lo riceve di modificarlo?
No. Il formato da solo non garantisce l’immodificabilità, come chiarisce Microsoft.
Il file è troppo grande per l’allegato?
Consulta la guida alla compressione PDF con Acrobat e controlla nuovamente la leggibilità del risultato.
Devo conservare anche il file Word?
Sì, tieni l’originale e la copia effettivamente inviata. Potrai correggere il testo e ricostruire facilmente la cronologia delle consegne.
