Microsoft Project: impostare una previsione e controllare l’avanzamento
Microsoft Project:
piano e avanzamento
Per capire se un progetto sta rispettando i tempi serve un riferimento iniziale. Con Project desktop puoi salvare una previsione e confrontarla con gli aggiornamenti del lavoro: ecco una procedura per iniziare.
Che cosa controllare prima di salvare la previsione
Rileggi attività, durate, collegamenti e calendario di lavoro. Dai a ogni attività un nome che permetta a chi aggiorna il progetto di capire quando è iniziata e quando può essere considerata conclusa.
Per una piccola installazione in ufficio, ad esempio, puoi distinguere preparazione, configurazione, collaudo e consegna. Verifica i passaggi con le persone coinvolte prima di usare il piano come termine di confronto.
Concorda anche la frequenza degli aggiornamenti: un report settimanale richiede dati raccolti con un criterio comune. La previsione registra un riferimento utile solo se il piano iniziale è stato verificato.
Impostare la previsione, chiamata anche baseline
- In Project desktop apri la scheda Progetto e il comando Imposta previsione.
- Apri la finestra di impostazione e scegli quale previsione salvare.
- Se stai fissando il riferimento iniziale, seleziona l’intero progetto e conferma.
- Salva il file di progetto e annota il significato della versione approvata.
Microsoft documenta questi passaggi nella guida a Project desktop. Sono disponibili più previsioni per conservare riferimenti diversi; la guida alle baseline spiega anche come aggiornarle.
Prima di sovrascrivere un riferimento, chiarisci se stai correggendo un errore oppure registrando una modifica concordata al piano.
Data stato e percentuale completata
Imposta la Data stato dalla scheda Progetto alla data cui si riferiscono le informazioni raccolte. Se lunedì prepari il report relativo a venerdì, usa quel venerdì come riferimento. Vedi la documentazione sulla data stato.
Il campo % completamento misura l’avanzamento della durata; la percentuale di lavoro completato riguarda invece il lavoro. Non sono automaticamente la stessa misura. L’inserimento della percentuale può aggiornare altri campi: controlla quindi anche date effettive e durata rimanente. Microsoft illustra il comportamento nella guida al campo percentuale completata.
Esempio: tre giorni di durata effettiva su sei corrispondono al 50%. Questo dato, da solo, non certifica che metà dei risultati previsti sia stata consegnata.
Dall’aggiornamento a una decisione concreta
| Confronto | Domanda utile |
|---|---|
| Piano salvato e date correnti | Quali attività hanno cambiato inizio o fine? |
| Stato dichiarato e lavoro residuo | Quanto manca davvero per poter chiudere l’attività? |
| Attività dipendenti | Il cambiamento coinvolge anche i passaggi successivi? |
| Scadenza e azione correttiva | Chi verifica la soluzione e quando si aggiorna il piano? |
Prepara il report con tre informazioni: situazione alla data scelta, differenza rispetto al riferimento e prossima azione concordata. Una percentuale isolata comunica meno di una breve spiegazione del lavoro ancora necessario.
Per esempio, se il collaudo richiede più tempo del previsto, chiedi quale prova manca e chi può completarla. Aggiorna il dato dopo questa verifica, evitando di modificare il piano soltanto per far apparire rispettata la scadenza.
Come mantenere attendibile il report
Devo risalvare la previsione a ogni aggiornamento?
Conserva il riferimento che vuoi confrontare nel tempo. Se il piano viene ridefinito, documenta la decisione prima di impostare una nuova previsione.
La data del report coincide sempre con oggi?
No: deve corrispondere alla data cui si riferiscono i dati, anche quando compili il report in un momento successivo.
Posso inserire una percentuale stimata senza altri controlli?
Concorda il criterio con il responsabile dell’attività e verifica il lavoro residuo. Una stima priva di spiegazione può nascondere un blocco ancora da risolvere.
Questi passaggi valgono anche per Planner sul web?
La procedura descritta riguarda Microsoft Project desktop. Per scegliere l’applicazione, parti dalle attività che devi gestire e dall’ambiente in cui lavorerà il gruppo.
