Backup Outlook: file PST e OST, differenze e procedura
Backup Outlook:
PST e OST, in pratica.
Stai cambiando PC o vuoi conservare una copia della posta? Prima di copiare una cartella, identifica il tipo di account e i dati da salvare. Questa guida descrive il percorso in Outlook classico per Windows e i controlli sul file ottenuto.
Che differenza c’è tra file PST e OST?
| Formato | Utilizzo | Che cosa controllare |
|---|---|---|
| PST | File di dati usato, tra l’altro, per archivi ed esportazioni di Outlook | Account, cartelle e periodo effettivamente inclusi |
| OST | Copia locale sincronizzata per account come Exchange, IMAP e Outlook.com | Stato della sincronizzazione e dati ancora disponibili sul server |
Un OST contiene una copia sincronizzata delle informazioni del relativo account. Per conservare una copia separata da usare nel percorso di trasferimento, valuta l’esportazione in PST e le verifiche descritte sotto. Spiegazione Microsoft dei file di dati Outlook.
Prima di iniziare, scrivi che cosa vuoi conservare: posta ricevuta, inviata, cartelle personali, contatti o calendario. Se hai più account, preparane un elenco. Questo passaggio rende più semplice accorgersi di una cartella mancante alla fine del lavoro.
Decidi il contenuto e attendi la sincronizzazione
Controlla che l’account corretto sia aperto e che Outlook abbia scaricato anche la posta più vecchia che intendi esportare. In modalità cache, un’esportazione può includere solo ciò che è disponibile localmente. Scegli una cartella locale di destinazione esterna a OneDrive. Preparazione indicata da Microsoft per l’esportazione.
Usa un nome che identifichi account e data, evitando etichette vaghe come “backup nuovo definitivo”. In un ufficio con più persone, concorda chi conserva la copia e dove sarà archiviata. Se il computer contiene posta di altri utenti, gestisci soltanto gli account per i quali hai l’autorizzazione.
I passaggi in Outlook classico per Windows
- Apri File → Apri ed esporta → Importa/Esporta.
- Scegli Esporta in un file, quindi File di dati di Outlook (.pst).
- Seleziona l’account o la cartella corretta e includi le sottocartelle necessarie.
- Indica un nuovo nome e la cartella locale di destinazione.
- Completa la procedura e attendi la fine dell’esportazione.
L’esportazione crea una copia; gli elementi restano in Outlook. Non comprende tutte le impostazioni, come regole e proprietà delle cartelle. Procedura e limiti documentati da Microsoft.
Come controllare se il backup è utile
La semplice presenza di un file PST non basta per considerare concluso il lavoro. Concorda con il tecnico una verifica in Outlook e confronta il contenuto con l’elenco iniziale. Un controllo pratico può includere:
- un messaggio recente e uno risalente al periodo più vecchio da conservare;
- alcuni allegati importanti, verificando che si aprano;
- le cartelle create manualmente;
- contatti e appuntamenti, quando previsti nell’esportazione;
- gli eventuali archivi separati dal contenuto dell’account principale.
Annota data della prova, ambiente utilizzato ed eventuali dati mancanti. Per una casella aziendale, chiedi al referente informatico come integrare questa copia con la procedura di backup già adottata. Una copia occasionale e un piano di conservazione continuativo hanno obiettivi diversi.
Nuovo Outlook e cambio di computer
La procedura è identica nel nuovo Outlook?
No. Microsoft documenta un percorso di esportazione distinto e segnala limitazioni per importazione PST, contatti e calendario. Prima di un trasferimento completo, verifica le funzioni della versione utilizzata nella documentazione aggiornata di Outlook.
Posso eliminare il vecchio archivio appena ho creato il PST?
Conservalo finché non hai controllato i dati nel nuovo ambiente e completato il piano di backup concordato. La verifica dovrebbe precedere qualsiasi pulizia del vecchio computer.
Devo scegliere Office per il nuovo PC: che cosa comunico?
Indica l’esigenza di utilizzare Outlook classico, il sistema operativo e gli altri applicativi. Controlla che l’edizione richiesta includa le applicazioni necessarie; consulta anche la guida a Office a 32 o 64 bit per le integrazioni già in uso.
